Rozmowa z Markiem Szczerbickim – dyrektorem handlowym firmy Proteuss

–  Firma Proteuss, kojarząca się dotąd głównie z programami takich firm jak Sage Symfonia, Comarch czy Insert oraz z kasami i systemami fiskalnymi Novitus, postawiła na rozwiązania chmurowe i cyfryzację przedsiębiorstw. Dlaczego?

– Wszyscy już funkcjonujemy w większym lub w mniejszym stopniu cyfrowo. Podstawowe medium cyfrowe, jakim jest Internet – jest praktycznie wszędzie. Wszyscy go używamy, używają go nasi znajomi, używają go również firmy i instytucje państwowe. Jednak dopiero od niedawna zdajemy sobie sprawę z faktu, że może on wzmocnić a niekiedy nawet zastąpić lokalne zasoby współczesnych firm w zakresie zarządzania, sprzedaży, organizacji pracy, logistyki i na wielu innych polach. Jest na to wiele sposobów, ale najbardziej spektakularne to kopie bezpieczeństwa, serwery chmurowe oraz model wykorzystywania oprogramowania wynajmowanego w chmurze (tzw. SaaS).

– Dlaczego oprogramowanie w chmurze staje się takie popularne?

– Najprościej mówiąc jest to możliwość pracy na oprogramowaniu wynajmowanym w przestrzeni chmury. Z punktu widzenia użytkownika jest to bardzo prosty sposób prowadzenia biznesu. Może on np. za kilkadziesiąt zł wynająć program do wystawiania faktur, księgowania, itd. i prowadzić firmę przy pomocy laptopa – z domu, z trasy lub będąc na spotkaniu u klienta.

Patrząc jednak od strony możliwych zastosowań rozwiązań chmurowych technologia umożliwia bardziej złożone scenariusze wykorzystania. Dzięki takiemu modelowi pracy możemy obejmować i łączyć dosłownie wszystko — procesy finansowe, zaopatrzenie i łańcuchy dostaw, działania handlowe i marketingowe, obsługę administracji biurowej oraz zarządzania, kontakty z klientami i kooperantami. Dodatkowo otrzymujemy pakiet wartości dodanych w postaci łatwej konfiguracji i personalizacji, automatycznych aktualizacji, rozwoju w kierunku nowych technologii czy kompleksowego zabezpieczenia w chmurze.

Wynajmując oprogramowanie chmurowe ergonomizujemy również finansową część  swojego biznesu. Mamy niskie koszty obsługi transformacji cyfrowej oraz zmniejszenie kosztów instalacji i wdrożenia przy zachowaniu wsparcia specjalistów. Rozwiązuje to także problemy technologiczne i wspiera obniżenie kosztów związanych z poprawkami i aktualizacjami oprogramowania oraz sprzętu – gotowość do pracy uzyskujemy w ciągu kilku godzin, zamiast wydłużonego procesu wdrożenia w instalacjach lokalnych. Przekształcamy wydatki inwestycyjne w koszty operacyjne a system można skalować w sposób umożliwiający szybkie zaspokojenie rosnących potrzeb związanych z przetwarzaniem danych lub transakcji.

– Lepszy jest backup w chmurze od lokalnego, np. na pendrive’a?

– Tym tematem interesuję się szczególnie – na pewno dlatego, że jak chyba każdemu zdarzyło mi się utracić dane (po awarii dysku w laptopie przepadło kilka ważnych zdjęć i dokumentów). Może na początek przytoczę dane statystyczne udostępnione przez naszego partnera, firmę Xopero – otóż 45 proc. użytkowników traci w ciągu roku jakieś dane; ponad 60 proc. firm, które utraciły dane bankrutuje w ciągu 7 miesięcy po awarii; czas przywrócenia notebooka do pracy i odtworzenia danych bez profesjonalnego backupu trwa od kilku do kilkudziesięciu godzin a 60 proc. backupów na zewnętrznych nośnikach nie jest zabezpieczona przed dostępem osób trzecich; naukowcy i testerzy oszacowali, że dyski ulegają awarii średnio co 5 lat.

Oczywiście można sobie jakoś poradzić po fakcie utraty danych, ale trzeba się liczyć z kosztami, ponieważ średni koszt odszyfrowania danych zaszyfrowanych w wyniku (wcale nierzadkich) ataków ransomware to 15 tys. zł za komputer a średni koszt odzyskania danych z dysku, serwera, który uległ awarii, zaczyna się od tysiąca a dochodzi nawet do kilkunastu tysięcy zł.

Często słyszę od klientów, że robią backup – na pendrive’ach lub dyskach zewnętrznych. Jednak równie często nie są w stanie odpowiedzieć, kiedy ostatni raz robili kopie albo kto poza nimi ma dostęp do tych kopii. Pozostaje też niepewność, czy uda mu się kopię odzyskać, ponieważ pendrive’y – z powodu dużej awaryjności – nie są zalecane do tworzenia i przechowywania backupu. Nigdy nie wiadomo też, czy kopia wykonała się poprawnie a systemy chmurowe kontrolują prawidłowość tworzenia backupu.

– Ale przecież mamy choćby Dropboxa, czy dysk Google, po co płacić za coś dodatkowo?

– Część klientów rzeczywiście docenia możliwość wykonywania kopii w chmurze (na szczęście). Zalecam jednak w takich przypadkach ostrożność i analizę jakości wykorzystywanej usługi. Bardzo często użytkownik nie wie, gdzie dane są przechowywane, w jaki sposób zabezpieczane, no i nie posiada żadnej umowy, co w niektórych przypadkach może być wymagane przepisami prawa (np. w przypadku danych księgowych i finansowych).

Tak czy inaczej trzeba sobie zdawać sprawę z tego, co możemy stracić – a jest tego niemało: korespondencja z klientami, baza klientów i kontaktów, dane finansowe, bazy programów użytkowych, dokumenty, które kosztowały nieraz dużo pracy albo ważne i cenne prywatne materiały, np. pierwsze zdjęcia dzieci, prywatne dane, umożliwiające dostęp do naszych kont, poczty, itd.

Bardzo często jest tak, że wartość naszych danych wielokrotnie przekracza wartość sprzętu, na którym pracujemy. Wystarczy nawet po ludzku po prostu zapomnieć zrobić kopię i katastrofa gotowa. Jeśli weźmie się pod uwagę fakt, że koszt zabezpieczania naszych danych (uwzględniający rozwiązanie wszystkich wymienionych powyżej problemów), to kwota od kilku do kilkudziesięciu groszy dziennie, to ryzyko się po prostu nie opłaca. Wystarczy wyobrazić sobie przestój kilkudniowy firmy, w którym następuje proces odzyskiwania danych i ponownej instalacji oprogramowania.

– Wcześniej mówił Pan, że zajmujecie się również wynajmowaniem serwerów w chmurze. Skąd pewność, że są one lepsze od tych tradycyjnych?

– Stosowanie serwerów chmurowych jest naturalną konsekwencją wzrostu szybkości i bezpieczeństwa transmisji danych w sieci globalnej oraz rozproszenia geograficznego stanowisk pracy. Ich używanie to praktycznie same korzyści – zarówno techniczne, jak i finansowe. Serwery pracują przez 365 dni w roku i są dostępne z dowolnego miejsca i o dowolnej porze – np. prostym procesem staje się udostępnienie oprogramowania w nowym oddziale firmy w dowolnym miejscu. Ich użycie automatycznie redukuje koszty infrastruktury informatycznej – lokalnych serwerów oraz sieci komputerowej wraz z usługami zewnętrznych firm informatycznych opiekujących się tymi zasobami. Ograniczamy koszty zużycia energii elektrycznej. Ograniczamy koszty związane ze zwyczajową nadmiarową wydajnością kupowanych serwerów, ponieważ opłacana jest tylko taka moc obliczeniowa, jakiej w danej chwili potrzebujemy. Jeżeli np. po sześciu miesiącach po uruchomieniu potrzebujemy więcej pamięci RAM w serwerze, to opłacamy dodatkową wielkość a jeżeli mniej – rezygnujemy z części i mniej płacimy. Możemy uruchomić na takich serwerach oprogramowanie systemowe, bazodanowe i użytkowe, np. Comarch, Symfonia, eNova czy Insert. To rozwiązanie dla firm, które nie mogą lub nie chcą wynajmować oprogramowania a chcą tanio skorzystać z wszystkich zalet posiadania bezpiecznego i wydajnego serwera.

– Opisując firmę wspomnieliśmy o kasach fiskalnych, wróćmy na koniec do tego wątku. Tu również następuje rewolucja związana z cyfryzacją. Ostatnio głośno o kasach fiskalnych on-line. Co to takiego?

– Są to takie kasy fiskalne, które automatycznie przesyłają informacje o sprzedaży na serwery Ministerstwa Finansów. Niektóre branże zostały ustawowo zobligowane do wprowadzenia kas on-line. Obecnie – dokładnie do końca grudnia bieżącego roku – duża grupa podatników jest zobowiązana do wprowadzenia takich właśnie kas. Niestety grupą tą jest gastronomia i hotelarstwo a jak wiemy, oni bardzo ucierpieli w wyniku obostrzeń wprowadzonych przez rząd w związku z pandemią koronawirusa.

Co prawda nie możemy zmienić tych przepisów, ale wspólnie z producentem kas, firmą Novitus, opracowaliśmy specjalną ofertę dla tej branży i staramy się maksymalnie udogodnić im dostosowanie się do obowiązujących przepisów.

Zasadą jest, że obsługujemy naszych klientów najlepiej jak to możliwe i możliwie najtaniej – oferując dobre rozwiązania systemowe, nierzadko dedykowane. Niekiedy jest to modernizacja sklepu w kierunku całego systemu ułatwiającego zarządzanie placówką, niekiedy drobiazg w postaci terminala do płatności kartą (co powiększa grono klientów tego sklepu) a niekiedy wybór odpowiedniego modelu kasy – takiego z możliwością wystawiania faktury VAT (nie trzeba wtedy posiadać dodatkowo komputera i programu do fakturowania).

(RED)