Przedsiębiorstwa niemal co dzień stają przed nowymi wyzwaniami. Muszą stale ewoluować i dostosowywać się do zmian, począwszy od technologicznych, poprzez nowe przepisy, regulacje, trendy gospodarcze i potrzeby rynku, po pojawienie się nowych konkurentów. Ta dynamika wymaga bycia przygotowanym na każdą okoliczność. Pomaga w tym zarządzanie zmianą, czyli change management.

Z tego artykułu dowiesz się:
Co to jest zarządzanie zmianą i dlaczego jest krytyczne dla sukcesu firmy?
Jakich jest 5 etapów skutecznego zarządzania zmianą?
Jakie narzędzia i metody wspierają proces zmian?
Jak mierzyć sukces w zarządzaniu zmianą?

Co to jest zarządzanie zmianą?

Zmiana w organizacji odnosi się do działań podejmowanych przez firmę w celu dostosowania się do nowych okoliczności. Ogólnie rzecz biorąc zmiany mogą obejmować kulturę firmy, procesy wewnętrzne, technologię, infrastrukturę, hierarchię korporacyjną lub inny aspekt, który może wpłynąć na to czy firma utrzyma na rynku swoją konkurencyjność. Zmiana może mieć charakter adaptacyjny lub transformacyjny. Ta pierwsza to niewielkie, stopniowe zmiany, które organizacja podejmuje w związku z ewolucją swojej oferty, usprawnieniem procesów, rozwojem. To może być na przykład zmiana biura na większe, związane z pojawieniem się nowych pracowników albo przejście na hybrydowy model pracy wynikający z oczekiwań podwładnych. Zmiana transformacyjna ma większą skalę i zakres. Wiąże się z nagłym odejściem od obecnego status quo. To może być wprowadzenie nowej linii produkcyjnej czy decyzja o międzynarodowej ekspansji.

 Dlaczego zarządzanie zmianą jest krytyczne dla sukcesu firmy?

Dlaczego zarządzanie zmianą jest krytyczne dla sukcesu firmy? Ponieważ świat obecnie nieustannie ewoluuje i to w niezwykle dynamicznym tempie. Postępująca ekspansja sztucznej inteligencji, cyfryzacja, zmiany pokoleniowe, kryzys klimatyczny, rosnąca inflacja, przerwy w łańcuchu dostaw wynikające z konfliktów wojennych, niedobór pracowników z oczekiwanymi kompetencjami – wszystko to ma w mniejszym lub większym stopniu wpływ na działalność w gruncie rzeczy każdego podmiotu gospodarczego. Umiejętność zarządzania zmianą daje narzędzie do tego, by być przygotowanym na nią i płynnie wprowadzić ten proces do organizacji.

5 etapów skutecznego zarządzania zmianą

Zarządzanie zmianą dotyczy całej organizacji, a tę tworzą przede wszystkim ludzie. Dlatego należy zaangażować w nią nie tylko zarząd, ale również podwładnych. Pracowników wszystkich szczebli. Ważne jest wprowadzanie zmian stopniowo, w oparciu o opracowaną wcześniej strategię.

Etapy:
1. Przygotowanie na zmiany
Żeby firma mogła skutecznie realizować i wdrażać zmiany, musi być na nie gotowa zarówno logistycznie, jak i mentalnie. Warto rozpocząć od przygotowania pracowników pomagając im zrozumieć potrzebę wprowadzenia zmiany. Po otrzymaniu ich akceptacji, można pójść krok dalej.

2. Zaplanowanie zmian
Gdy firma jest gotowa przyjąć zmiany, należy opracować dokładny, realistyczny i strategiczny plan wdrożeniowy. Powinien on obejmować: określenie celów, jakie chcemy osiągnąć wprowadzając zmianę, opis poszczególnych etapów realizacyjnych, wyznaczenie ról i osób odpowiedzialnych, określenie mierników ewaluacyjnych. Plan powinien również uwzględniać wszelkie niewiadome lub ewentualne przeszkody, które mogą pojawić się w procesie wdrażania zmiany.

3. Wprowadzenie zmiany do organizacji
To etap, w którym wdrażana jest w firmie zmiana, w oparciu o wcześniej przygotowany plan.

4. Ewaluacja
W tym etapie oceniany jest efekt wprowadzenia zmiany. Jak przebiegał sam proces i czy pozytywnie wpłynął na funkcjonowanie organizacji. A może coś wymaga jeszcze modyfikacji?

5. Osadzanie zmian w kulturze i praktykach firmy
Piąty etap zarządzania zmianą jest równie istotny, jak poprzednie. I to od niego zależy czy będzie można z sukcesem świętować trwałe wprowadzenie zmiany do organizacji. Musi ona zostać nie tylko zaakceptowana, ale również osadzić się w kulturze firmy, zniechęcając do – często automatycznej – chęci powrotu do tego, co było.

Change management jest obecnie na tyle istotny, że doradztwo w tym obszarze zapewniają wyspecjalizowane firmy.

Narzędzia i metody wspierające proces zmian

Opisane wyżej etapy wprowadzania zmian odpowiadają modelowi ADKAR, zaprojektowanemu przez amerykańską firmę PROSCI. Jest to jedna z najbardziej rozpowszechnionych, obok modelu Kurta Levina czy 8 kroków Johna Kottera, technik wspierających wprowadzanie zmian w przedsiębiorstwie. Nazwa jest skrótem od pierwszych liter aspektów, w których:

• A (awareness) oznacza świadomość (tak, potrzebna jest zmiana),
• D (desire) – pożądanie (określamy cel),
• K (knowledge) – wiedzę (wdrażamy),
• A (ability) – umiejętność (i nauka na błędach),
• R (reinforcement) – umocnienie (dbanie o zakorzenienie się zmiany)

Wybór modelu zależy od specyfiki firmy, projektu i skali wprowadzanej zmiany. W procesie jej wdrażania najważniejszy jest odpowiedzialny za niego zespół. To on w pierwszym rzędzie musi przejść wymienione wyżej etapy, mieć wizję, w jakim kierunku podąża przedsiębiorstwo i w jaki sposób dana zmiana pozwoli mu iść dalej w równym tempie bądź przyspieszyć. Do dyspozycji są różnorodne narzędzia, które mogą pomóc zespołowi na etapie przygotowawczym i wdrożeniowym. Są to przede wszystkim aplikacje wspierające change menedżerów. Przy ich wyborze warto kierować się łatwością obsługi i intuicyjnością. Wiele przedsiębiorstw decyduje się na doradztwo w obszarze change management, szczególnie gdy zmiany są krytycznie ważne i wpłyną bezpośrednio na osiągnięcie przez organizację sukcesu rynkowego.

Jak mierzyć sukces w zarządzaniu zmianą?

Żeby ocenić czy odnieśliśmy sukces wprowadzając zmianę, musimy wrócić do sformułowanych w drugim etapie celów. Ewaluacja bowiem daje nam obraz tego, czy udało się je osiągnąć i utrwalić zmianę w organizacji. Niewykluczone, że – w zależności od skali zmiany – trzeba będzie przeprowadzić pomiar sukcesu dwuetapowo: w odniesieniu do krótko- i długoterminowych celów. W procesie ewaluacji warto wziąć pod uwagę opinie nie tylko managementu firmy i jej pracowników, ale także otoczenia – klientów i partnerów, szczególnie jeśli dana zmiana służy usprawnieniu sprzedaży, obsługi lub też samych produktów czy usług.

Warto również hierarchizować mierniki sukcesu, szczególnie jeśli przedsiębiorstwo dopiero „uczy się” zarządzania zmianą. Należy założyć, że nie wszystko, co zostało zaplanowane uda się osiągnąć w pełni. Jeśli jednak cały proces potraktujemy jako naukę, wówczas każde kolejne wprowadzenie zmiany będzie – po etapie ewaluacji i wyciągnięciu wniosków – łatwiejsze.