Prowadzisz firmę i jak większość przedsiębiorców czujesz się przytłoczony nadmiarem obowiązków? Czujesz, że ciągle pracujesz, ale wcale nie widzisz spektakularnych efektów? Brakuje Ci czasu a biznes przestał Cię cieszyć? Może to marne pocieszenie, ale nie jesteś sam. To dość częste wśród przedsiębiorców. Być może to czas na przemyślenie pewnych spraw i refleksję: czy jesteś właścicielem firmy, czy być może ugrzęzłeś, stając się właścicielem stanowiska pracy we własnej firmie? Jaka jest różnica? Zasadnicza.
Niedawno odebrałem maila od współwłaściciela pewnej firmy z branży budowlanej o treści:
Cześć,
Nikodem mieliśmy okazję się poznać na jednym ze szkoleń w Firmie Wiśniowski.
Pytanie, mam w Firmie dwie osoby, które zaczynają kierować zespołem pracowników. Oczywiście pojawiają się problemy z wydawaniem poleceń, kontrolą etc.
Jak na chwilę obecną wyglądają szkolenia dla takich osób w Twojej Firmie ? Czy szkolenia odbywają się online? Jest szansa szkolenia face to face? 🙂 Proszę o odpowiedź.
Postanowiłem zadzwonić, żeby lepiej przyjrzeć się problemowi i ewentualnie zaproponować jakieś rozwiązanie. Po rozmowie z dwoma właścicielami okazało się, że prowadzą oni dynamiczną firmę z branży budowlanej z ponad 10-letnim stażem (chociaż sami mają doświadczenie w branży już blisko 20-letnie). Dwóch młodych, prężnych właścicieli zatrudniających 30 osób i… masa wyzwań. Biznes “się kręci”, finanse są ok, ale właściciele coraz bardziej odczuwają zmęczenie nadmiarem tematów do ogarnięcia, nowymi problemami, które przynoszą im codziennie współpracownicy, chaosem, problemami z przepływem informacji a nawet… brakiem autorytetu (spowodowanym młodym wiekiem czy skostniałymi relacjami, które trwają od lat).
Ponadto brakuje warsztatu managera. Tak to często bywa, kiedy specjalista czy sprzedawca nagle staje się managerem i musi poprowadzić zespół, zamiast osiągać wyniki pracą własną. Problemy z delegowaniem zadań, komunikacją, przekazywaniem informacji zwrotnej to w tym momencie często “klasyka”. Bez zewnętrznego wsparcia doradczo- szkoleniowego można walić głową w mur lub kręcić się w kółko.
Po głębszej analizie okazało się, że źródło problemu leży gdzie indziej niż początkowo wydawało się właścicielom, a problemy przez nich zgłoszone są tak naprawdę skutkiem (a nie przyczyną) sposobu zarządzania firmą. Brakowało bowiem jasno określonej struktury firmy, podstawowej struktury procesów, prostych standardów działania czy procedur. Przez to panował chaos w zarządzaniu oraz komunikacji.
Zbudowanie firmy, która jest w pewnym sensie automatem, wymaga strategicznego podejścia. Podobnie jak dom buduje się zaczynając od fundamentów, budowanie (lub tak jak w tym przypadku, reorganizowanie) firmy zaczyna się od określenia wizji i misji przedsiębiorstwa. Wiele firm to bagatelizuje, ale jest to jeden z najważniejszych czynników wpływających na kulturę organizacji a nawet… motywację pracowników.
Od tego też zaczęliśmy nasze warsztaty. Następnie przeszliśmy do analizy SWOT. W kolejnym kroku właściciele narysowali schemat struktury zatrudnienia firmy i okazało się, że niejasne są kierunki komunikacji oraz zakresy obowiązków właścicieli i pracowników. To wpływało z kolei na utratę czasu, pieniędzy i energii w firmie. Dojrzałość procesowa firmy była na niskim poziomie. W zasadzie nie istniały spisane procedury. Ponadto poprawy wymagały: metody oceny pracowników, metody awansowania, metody rekrutowania, metody motywowania (finansowe i pozafinansowe), struktura podejmowania decyzji w firmie.
W kolejnym kroku skupiliśmy się na skuteczności managerskiej. Standardowo kompetencje managerskie dotyczą 8 obszarów: planowanie, organizowanie pracy, dobór i rozwój personelu, delegowanie zadań, kontrola wyników, podejmowanie decyzji, komunikacja, rozwiązywanie problemów, jednak każdy przypadek jest inny i należy do niego podejść indywidualnie. Skupiliśmy się na tych kompetencjach, które wymagały najpilniejszej interwencji. Było to m.in przekazywanie informacji zwrotnej, metody delegowania zadań oraz podejmowania decyzji.
Takie strategiczne podejście do tematu od razu zaowocowało poprawą jakości funkcjonowania firmy, uwolnieniem czasu właścicieli, większą jasnością działania oraz satysfakcją z wykonywanej pracy (popartą dodatkowo naturalnymi predyspozycjami wynikającymi z typu temperamentu). Naturalnie, część wdrożeń wymaga czasu, stałego monitorowania i ewaluowania, ale właściwy kierunek został już obrany.
Wracając zatem do pytania z początku artykułu, właściciel biznesu ma jasno określony system działania, strukturę i procesy w firmie, które uwalniają jego czas i powodują, że może się skupić na rzeczach najważniejszych oraz pracy nad firmą (usprawnianiem jej) a nie w firmie, nieustannie gasząc pożary i ogarniając tzw. “bieżączkę”. Mówi się, że żeby coś zmienić, trzeba coś zmienić. Jeżeli chcesz odzyskać wolny czas i radość z prowadzenia biznesu, podejmij odpowiednie działania.
