Dokumenty w pełnym brzmieniu [strona 2/2]

Poniżej publikujemy w pełnym brzmieniu wyniki audytu przeprowadzonego w Miejskim Ośrodku Kultury, jak i odpowiedź ówczesnych władz placówki. Artykuł na temat kontroli przeczytacie na stronie 1

Informacja o kontroli wewnętrznej przeprowadzonej w Miejskim Ośrodku
Kultury w Nowym Sączu znak sprawy: WKB.RKF 1711.2.21.2019.

Kontrolę przeprowadził Wydział Bezpieczeństwa i Kontroli Wewnętrznej UMNS, na podstawie
Zarządzenia wewnętrznego Nr 149/2019 Prezydenta Miasta Nowego Sącza z dnia 21
października 2019 r. w sprawie przeprowadzenia kontroli w zakresie prowadzenia gospodarki
finansowej Miejskiego Ośrodka Kultury w Nowym Sączu z siedzibą przy Al. Wolności 23
w latach 2017-2019, Kontrola została udokumentowana Protokołem kontroli finansowej
nr 21/Z/2019.

Zakres kontroli obejmował prawidłowość prowadzenia gospodarki finansowej Miejskiego
Ośrodka Kultury w latach 2017-2019, w tym między innymi: zasadność i celowość
ponoszonych wydatków, ewidencja i realizacja przychodów jak również poprawność
zawierania umów zleceń i o dzieło.

Analiza dokumentacji zgromadzonej w wyniku przeprowadzonej kontroli wykazała szereg
nieprawidłowości, opisanych szczegółowo w ww. protokole, a dotyczących:
1. Organizacji jednostki:
– zapisy zawarte w polityce rachunkowości niedostosowane do specyfiki jednostki,
– brak wewnętrznych uregulowań, w tym: instrukcji kasowej, inwentaryzacyjnej,
– brak zaprowadzenia ewidencji wyposażenia, zaniechanie oznakowania zakupionego
wyposażenia numerami inwentarzowymi,
– brak dziennika korespondencji pism.

2. Dokumentacji finansowo – księgowej:
– niezamieszczanie na dowodach źródłowych odniesienia do numeru i pozycji raportu
kasowego, co stanowi naruszenie art. 24 ust. 4 pkt 1 ustawy z dnia 29 września 1994
r. o rachunkowości (t.j. Dz. U.z 2019 r. poz. 351, z późn. zm.) – dotyczy wszystkich
kontrolowanych dowodów księgowych 2017,
– wątpliwe wydatki rozliczane w ramach organizacji kolejnych edycji Jesiennego
Festiwalu Teatralnego, w tym ponoszone ze znacznym wyprzedzeniem jak i po jego
zakończeniu,
– nieprzestrzeganie zapisów § 26 obowiązującej w jednostce Instrukcji obiegu
dokumentów księgowych Miejskiego Ośrodka Kultury w Nowym Sączu, stanowiącej
załącznik nr 4 do ZPK poprzez brak wskazania na wnioskach o zaliczkę terminu jej
rozliczenia,
– przypadki braku kontroli formalno–rachunkowej głównego księgowego,
zamieszczanie zbyt ogólnych opisów merytorycznych na dowodach księgowych, brak
zamieszczania daty wpływu na dokumentach źródłowych – dotyczy większości
dokumentów, brak podpisu głównego księgowego pod dekretacją zamieszczaną na
dowodach księgowych – dotyczy większości dokumentów,
– liczne przypadki nieterminowego regulowania zobowiązań, nawet do 65 dni
po terminie, w tym składek ZUS, podatku,
– regulowanie zobowiązań na zasadach tzw. kompensaty pomimo braku stosownych
uregulowań w przyjętych do stosowania zasadach rachunkowości,
– zawarcie niekorzystnej umowy z bankiem prowadzącym obsługę rachunku
jednostki, co skutkowało zapłatą bardzo wysokich prowizji bankowych,
– praktykowanie pobierania gotówki z naruszeniem obowiązujących w MOK
uregulowań, tj. bezpośrednio z bankomatu przez kasjera,
– dokonywanie wydatków niezwiązanych z działalnością statutową jednostki,
– liczne wydatki na usługi cateringowe, gastronomiczne, w tym przypadek dokonania
takiego wydatku bez upoważnienia (brak podpisu kierownika jednostki w miejscu:
zatwierdzam do wypłaty),
– nieuzasadnione zakupy znacznej ilości artykułów spożywczych ( np. 60 kg ciastek)
w miesiącu sierpniu 2017 r., bez wskazania imprezy kulturalnej, na którą zostały
przeznaczone,
– nieuzasadniony wydatek na organizację występu zespołu East End również
w miesiącu sierpniu 2017 r., której to nie stwierdzono w Dzienniku imprez MOK za rok
2017.

3. Zawieranych umów zleceń i umów o dzieło:
– liczne przypadki braku numerów umów,
– przypadki wypłacania wynagrodzenia w kwotach wyższych niż wynika to z zawartych
umów bądź przedłożonych przez zleceniobiorców rejestrów zrealizowanych godzin,
– przypadki wypłacania wynagrodzenia zleceniobiorcom pomimo braku
przedstawienia rejestru godzin przepracowanych,
– umowy sporządzane w sposób ogólnikowy bez zabezpieczenia interesów Miejskiego
Ośrodka Kultury, często obarczone błędami merytorycznymi i formalnymi,
– wypłacanie wynagrodzenia „podwójnie” do tej samej umowy.

4. Organizacji Jesiennego Festiwalu Teatralnego, w tym dystrybucji biletów:
– porozumienia zawarte ws. organizacji JFT z Stowarzyszeniem Animatorów Kultury
zostały sporządzone w sposób niezabezpieczający interesów MOK, zawierają ogólny
podział zadań,
– brak szczegółowej kalkulacji kolejnych edycji festiwalu jak również rozliczeń
wskazujących konkretne koszty i przychody,
– powierzenie sprzedaży biletów wstępu na JFT w kolejnych latach osobie
niezatrudnionej w MOK na stałym etacie, tylko na podstawie umowy zlecenia, która
to osoba pełniła w ówczesnym czasie funkcję wiceprezesa Stowarzyszenia
Animatorów Kultury,
– nieprawidłowości w zakresie dystrybucji i sprzedaży biletów wstępu,
w szczególności w latach 2017-2018, mające wpływ na osiągane przychody –
szacunkowo utracone przychody w latach 2017-2018 to 286 831,00 zł.

5. Wynajmu sali widowiskowej w MOK:
– wynajmowanie odpłatne sali widowiskowej położonej w budynku przy ul. Al.
Wolności 23 w Nowym Sączu z naruszeniem zapisów zawartym w umowie użyczenia
zawartej z miastem Nowy Sącz,
– umożliwienie wynajmowania ww. sali Stowarzyszeniu Animatorów Kultury w celach
zarobkowych w latach 2017-2019, co spowodowało utratę przychodów w wysokości
ok 115 276,00 zł.
– uczestniczenie osób zatrudnionych w MOK przy wystawianiu faktur przez
Stowarzyszenie tytułem wynajmu,
– przypadki wystawienia faktur za wynajem na rzecz Stowarzyszenia przez p.o.
Dyrektora MOK, pomimo, iż umowa o wynajem zawarta została z Miejskim Ośrodkiem
Kultury w Nowym Sączu,
– brak jakiejkolwiek ewidencji wynajmu prowadzonej przez Miejski Ośrodek Kultury
w Nowym Sączu.

6. Dotyczących wzajemnego zlecania realizacji imprez kulturalnych pomiędzy MOK,
a SAK:
– zlecanie wzajemnych usług w postaci organizacji imprez kulturalnych na podstawie
bardzo ogólnie sporządzonych umów, które nie precyzowały konkretnych działań,
– brak jakichkolwiek kalkulacji kosztów (przychodów) zlecanych imprez.
Reasumując nieprawidłowości finansowe wyliczone zostały na kwotę 402 107,00 zł.
Protokół kontroli nr 21/Z/2019 z dnia 11 marca 2020 r. z kontroli w Miejskim Ośrodku Kultury
w Nowym Sączu został umieszczony na Stronie Biuletynu Informacji Publicznej Urzędu Miasta
Nowego Sącza.

 

Oświadczenie zarządzających Miejskim Ośrodkiem Kultury w okresie kontrolowanym

W związku z opublikowaniem protokołu kontroli przeprowadzonej w Miejskim Ośrodku Kultury w Nowym Sączu przez Wydział Kontroli i Bezpieczeństwa Urzędu Miasta Nowego Sącza, przedstawiamy następujące uwagi do zawartych w nim ustaleń:

Kontrolujący powołują się na zarządzenie nr 1/2016 z dnia 01.12.2016. Dyrektora MOK, dotyczące polityki rachunkowości, a tymczasem w okresie kontrolowanym obowiązywało zarządzenie nr 3/2017 z dnia 23.01.2017. Dyrektora MOK. Czyżby z jakichś nieokreślonych powodów nie odpowiadała kontrolującym polityka rachunkowości, wynikająca z powyższego obowiązującego zarządzenia?

Instrukcja kasowa i inwentaryzacyjna (Zarządzenie nr 5/2017 z dnia 23.01.2017 r.)
– znajdowały się w dokumentacji MOK. W każdym z kontrolowanych lat istniały zarządzenia o przeprowadzeniu inwentaryzacji i zgodnie z tymi zarządzeniami taka inwentaryzacja była przeprowadzana.
Dziennik korespondencji znajdował się w Sekretariacie MOK – w trakcie trwania kontroli nikt z kontrolujących nie zażądał tego dokumentu.
Wszystkie dowody księgowe, zgodnie z naniesionymi numerami, były ujęte w systemie komputerowym, co umożliwiało sprawdzenie ich poprawności na wszystkich etapach przetwarzania danych, zgodnie z art. 25 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity: Dz. U z 2019 r., poz. 351, z późn. zm.)
Wydatki ponoszone w związku z kolejnymi edycjami Jesiennego Festiwalu Teatralnego, realizowane były zgodnie z podpisanymi umowami i przepisami o rachunkowości. Działania organizacyjne festiwalu były prowadzone każdorazowo już od początku roku kolejnych edycji. Były to m.in. rozmowy telefoniczne, spotkania z aktorami, reżyserami, twórcami spektakli, menadżerami teatralnymi. Spotkania te odbywały się przy okazji organizacji innych wydarzeń artystycznych realizowanych przez MOK oraz inne instytucje kultury w Nowym Sączu i okolicy. Umożliwiło to ograniczenie kosztów podróży i delegacji dla kadry zarządzającej do Warszawy i odległych miast Polski.

W odniesieniu do kontroli formalno – rachunkowej, w jednostce zgodnie z polityką rachunkowości obowiązywała pieczęć, zawierająca informację o sprawdzeniu wydatku pod względem formalno – rachunkowym, merytorycznym i zatwierdzeniu do zapłaty przez Dyrektora i Głównego Księgowego. Stosowanie takiej pieczęci zgodne jest z ustawą o rachunkowości (art. 21 pkt.1. i 1 a).

W odniesieniu do przytoczonych w protokole przypadków nieterminowego regulowania zobowiązań, informujemy, że w instytucji znajdowały się pisemne zgody dostawców o przesunięciu terminu płatności. Jeżeli – w bardzo nielicznych przypadkach – wystąpiło naliczenie odsetek, nie uszczuplało to budżetu Instytucji, gdyż odpowiedzialny pracownik wpłacał należność do kasy MOK. Ujęte w raporcie przeterminowane zobowiązania MOK wobec ZUS i Urzędu Skarbowego pokazują tendencyjne podejście kontrolujących; np. należności do ZUS za grudzień 2018 r. z terminem płatności do 5 stycznia 2019 r. (sobota), zapłacono 7 stycznia (czyli w poniedziałek) – wygenerowany wyciąg z 8 stycznia 2019 r.; podobna sytuacja była z należnością PIT–4 za marzec 2019 r. – termin płatności przypadał na 20 kwietnia 2019 r. (sobota), a zapłacono 22 kwietnia 2019 r. (w poniedziałek), wygenerowany wyciąg z dnia 23 kwietnia 2019 r.
Regulowanie zobowiązań na zasadach kompensat jest zgodne z art. 498 lub art. 353 KC.
Odnosząc się do informacji o dokonywaniu wydatków nie związanych z działalnością statutową jednostki – m.in. wydatku na wieniec i nekrolog zmarłego członka rodziny Dyrektora MOK, stwierdzamy, że jest to działanie zwyczajowo przyjęte w naszej kulturze, przejawiające dbałość o budowanie pozytywnego wizerunku i więzi z pracownikami, poprzez okazanie wsparcia i empatii w ich trudnych chwilach.

Liczne przypadki zakupu usług cateringowych oraz znacznej ilości artykułów spożywczych w miesiącu sierpniu 2017 r., związane były z ówczesną organizacją przez MOK szeregu imprez, m. in.: koncertów, spektakli i spotkań w ramach cyklu „Integracja kulturalna Nowy Sącz – Chorzów”, całodziennych prób generalnych do nowego spektaklu Teatru Robotniczego oraz prób Narodowego Czytania. Ponadto w miesiącu sierpniu 2017 r. dwukrotnie prezentowany był spektakl „Dziadek do orzechów ” oraz odbyły się Sądeckie Dni Fotografii. Pragniemy nadmienić, że zespoły działające przez cały rok kalendarzowy, promowały nie tylko Ośrodek ale i miasto Nowy Sącz, a jedynym podziękowaniem za ich społeczny wkład pracy był catering dla członków tych zespołów.

W 2017 r. Państwowa Inspekcja Pracy oraz Zakład Ubezpieczeń Społecznych kontrolowały MOK; przedmiotem kontroli były m. in. umowy zlecenia. Uwag do tych umów wówczas nie wniesiono.
Porozumienie w sprawie organizacji Jesiennego Festiwalu Teatralnego zawarte pomiędzy Stowarzyszeniem Animatorów Kultury a Miejskim Ośrodkiem Kultury zabezpieczało w sposób wyraźny interesy Miejskiego Ośrodka Kultury, ponieważ w ramach tego porozumienia MOK otrzymał od Stowarzyszenia: prawo do używania logotypu i nazwy Festiwalu (zastrzeżonych w Urzędzie Patentowym w 2003 r.), wolontariuszy i wkład finansowy w niektóre spektakle. Stowarzyszenie z tytułu realizacji tego porozumienia nie czerpało żadnych zysków.
Bilety wstępu na imprezy organizowane przez MOK były każdorazowo numerowane i wprowadzane do ewidencji druków ścisłego zarachowania. Po 21 października 2019 r. ówczesna p.o. Dyrektora MOK nie udostępniła kontrolującym ewidencji rejestru druków ścisłego zarachowania, w której to ewidencji sama dokonywała podpisów. Świadczyć to może o działaniu celowym.

Szacunkowe wyliczenie, podane w protokole kontroli, nie odnosi się w żaden sposób do danych zawartych w rejestrze druków ścisłego zarachowania. Można tu mniemać, że kontrolujący nie dołożyli starań, aby uzyskać niezbędne dokumenty w czasie kontroli. Upubliczniając nieprawdziwe dane, naruszyli dobra osobiste osób kierujących instytucją w latach 2017 – 2019.
Wielokrotne powoływanie się przez kontrolujących na zapisy w Dzienniku MOK o ilości widzów na imprezach (a w szczególności na spektaklach Jesiennego Festiwalu Teatralnego) nie ma nic wspólnego z faktycznym stanem rzeczy, czyli rzeczywistą ilością sprzedanych biletów. Zapisy w dzienniku dotyczą wszystkich uczestników imprez (nie tylko posiadających płatne bilety wstępu), nie są więc relatywne z faktyczną ilością sprzedanych biletów. Dziennik placówki prowadzony był wyłącznie dla celów archiwalnych i statystycznych, a nie księgowych.

Informacja o utracie przychodów z tytułu wynajmu sali widowiskowej jest kolejnym przykładem stronniczego działania kontrolujących, ponieważ MOK w latach 2017-2019 był objęty trwałością projektu związanego z jego modernizacją (Program MRPO), co wykluczało prowadzenie działalności komercyjnej przez MOK. Naruszenie tego zakazu wiązałoby się ze zwrotem dotacji uzyskanej przez Miasto Nowy Sącz. Zgodę na wynajem komercyjny sali widowiskowej przez Stowarzyszenie Animatorów Kultury wyraził ówczesny Prezydent Miasta Nowego Sącza. Dlatego też w latach 2017 – 2019 Stowarzyszenie Animatorów Kultury poniosło wydatki związane z działalnością kulturalną na kwotę ok. 320 000 zł – w ramach współpracy z Miejskim Ośrodkiem Kultury.

Podnoszenie kwestii działalności pracowników MOK w Stowarzyszeniu Animatorów Kultury jest również bezzasadne, ponieważ zgodnie z zapisami w Konstytucji RP oraz porządkiem prawnym określonym w ustawach, każdy obywatel RP ma prawo dobrowolnego zrzeszania się w stowarzyszeniach. Ponadto należy przypomnieć, że MOK został utworzony z dniem 01.01.2004 r. na bazie pracowników i majątku ruchomego Stowarzyszenia Animatorów Kultury. MOK do 2010 roku prowadził swoją działalność wyłącznie na udostępnionym nieodpłatnie majątku ruchomym SAK, będącym jego wyłączną własnością. Regulowała to umowa użyczenia, zawarta między SAK a MOK w 2004 roku.

Kontrola została przeprowadzona poza siedzibą instytucji – wszystkie dokumenty, w tym umowy zlecenia i umowy o dzieło (z ewidentnym naruszeniem przepisów RODO oraz art.29a ustawy z dnia 25 października 1991r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej) zostały wywiezione z Instytucji prywatnym samochodem. Dokumenty były przekazywane przez powołaną zarządzeniem Prezydenta Miasta Nowego Sącza z dnia 21 października 2019r., p.o. dyrektora MOK, bez konsultacji z księgową MOK, odpowiedzialną w tym czasie za w/w dokumenty. Na uwagę pani księgowej, skierowaną do p.o. dyrektora MOK odnośnie wątpliwości dotyczących wydania tych dokumentów na zewnątrz, p.o. Dyrektora odpowiedziała wprost: „proszę się więcej tym nie zajmować”. W trakcie kontroli zostały wywiezione również akta osobowe pracowników MOK (dane wrażliwe), co także ewidentnie narusza przepisy RODO. Jak wyglądało zabezpieczenie dokumentów po kontroli, obrazuje załączone zdjęcie.

Przeprowadzane czynności kontrolne odbyły się bez udziału osób odpowiedzialnych za gospodarkę finansową jednostki; w wielu przypadkach ich obecność rozwiązałaby wątpliwości kontrolujących, a co za tym idzie, w konsekwencji większość opisanych zdarzeń nie znalazłaby się w protokole kontroli.

Co roku sprawozdanie finansowe było weryfikowane przez zespół pracowników Urzędu Miasta, powołany Zarządzeniem Prezydenta, a następnie sprawozdanie to było zatwierdzane przez Prezydenta Miasta. Procedura ta wynika z art. 53 ust. 1 ustawy z dnia 23 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity: Dz. U. z 2018 r. poz. 395 z późn. zm.) oraz art. 29 ust. 5 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (tekst jednolity: Dz. U. z 2018 r. poz. 1983 z poźn. zm.). i obejmuje lata: 2017, 2018, 2019. Ponadto corocznie zatwierdzane były również przez Urząd Miasta plany finansowe i merytoryczne Instytucji.

Bardzo żałujemy, że kontrolujący nawet słowem nie wspomnieli, że w okresie kontrolowanym MOK uzyskał dochody ze sprzedaży usług działalności podstawowej na łączna kwotę ponad 2 600 000 złotych – co zupełnie w innym świetle stawia zdolności menedżerskie osób zarządzających tą instytucją w kontrolowanym okresie.
Zgodnie z ustawą o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej z dnia 25.10.1991 r., instytucja kultury (w tym przypadku MOK w Nowym Sączu) posiada pełną samodzielność finansową i autonomię merytoryczną, czego kontrolujący nie uwzględnili przy prowadzonych działaniach kontrolnych.

Wydatki MOK w kontrolowanym okresie były realizowane zgodnie z przepisami ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, tj. w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów oraz optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów.
Reasumując przeprowadzona kontrola miała charakter tendencyjny a przedstawione w protokole ustalenia zawierają wiele nieścisłości; niektóre z nich zostały powyżej opisane.

Z poważaniem –
Zarządzający MOK w okresie kontrolowanym
Marta Jakubowska, Katarzyna Luksa

[Nowy Sącz, 29 maja 2020 r.]

Artykuł na temat kontroli przeczytacie na stronie 1

Share on twitter
Share on facebook
INNE POSTY

Zapisz się na Newsletter

i otrzymuj na bieżąco informacje o najnowszych wydarzeniach

Zapisując się na newsletter oświadczam, że zapoznałem się z informacją nt. przetwarzania danych znajdującą się w oraz , dostępnymi na stronie internetowej.