Krajowy System e-Faktur to największa zmiana w polskim fakturowaniu od lat. Spółki – zarówno z o.o., jak i cywilne – muszą nie tylko dostosować się do nowego obowiązku, ale też wiedzieć, jak poprawnie uzyskać dostęp do systemu i komu przekazać uprawnienia do działania w ich imieniu. Poniżej znajdziesz wszystko, co potrzebne, by wdrożyć KSeF sprawnie i bez zbędnych formalności.
Od kiedy KSeF dla spółek z o.o. i spółek cywilnych?
KSeF obowiązuje już wszystkich czynnych podatników VAT. Wdrażanie systemu przebiegało etapami: od 1 lutego 2026 roku objął największe podmioty z obrotem przekraczającym 200 mln zł rocznie, a od kwietnia 2026 roku – praktycznie wszystkich pozostałych podatników VAT. Jedynym wyjątkiem są najmniejsze firmy, których miesięczna wartość sprzedaży nie przekracza 10 tys. zł brutto – te będą zwolnione z obowiązku korzystania z KSeF do końca 2026 roku.
Oznacza to, że zarówno KSeF dla spółek z o.o., jak i KSeF dla spółek cywilnych będących podatnikami VAT jest już obowiązkową rzeczywistością. Czas na wdrożenie minął – teraz liczy się sprawne działanie w systemie.
KSeF jak uzyskać dostęp?
Sposób logowania do KSeF zależy od tego, czy spółka posiada pieczęć elektroniczną z numerem NIP.
Wariant 1: Spółka posiada pieczęć kwalifikowaną z NIP
W takim przypadku podmiot loguje się do KSeF bezpośrednio, bez żadnych dodatkowych formalności. Pieczęć kwalifikowana to elektroniczny odpowiednik firmowej pieczątki – certyfikat wystawiany na dane podmiotu (nie osoby fizycznej), który potwierdza tożsamość firmy w obiegu cyfrowym i zapewnia integralność przesyłanych dokumentów. Uzyskuje się ją u kwalifikowanego dostawcy, a jej posiadanie znacząco upraszcza wejście do KSeF.
Wariant 2: Spółka nie posiada pieczęci kwalifikowanej
Jeśli firma nie dysponuje pieczęcią, musi złożyć formularz ZAW-FA w formie papierowej do właściwego naczelnika urzędu skarbowego. W dokumencie tym wskazuje się pierwszą osobę fizyczną uprawnioną do działania w systemie KSeF w imieniu spółki. Formularz ZAW-FA wypełnia się podając dane podmiotu, dane upoważnianej osoby oraz zakres przyznawanych uprawnień. Po jego złożeniu i weryfikacji wskazana osoba uzyskuje dostęp do systemu.
Komu można nadać uprawnienia w KSeF?
Po pierwszym zalogowaniu administrator uzyskuje pełny dostęp do systemu i może samodzielnie nadawać dalsze uprawnienia – zarówno osobom fizycznym, jak i innym podmiotom. Zakres uprawnień jest elastyczny i można go dostosować do faktycznych potrzeb organizacji.
W praktyce dostęp do KSeF najczęściej nadaje się:
- biurom rachunkowym,
- przedstawicielom podatkowym,
- firmom działającym w modelu samofakturowania,
- innym zewnętrznym podmiotom, które mają przeglądać lub zarządzać fakturami podatnika.
Elastyczny system uprawnień oznacza, że spółka ma pełną kontrolę nad tym, kto i w jakim zakresie działa w jej imieniu w KSeF – bez konieczności każdorazowego angażowania zarządu.
Jak się przygotować? Wybierz oprogramowanie z integracją KSeF
Formalności to jedno – ale codzienne wystawianie faktur zgodnych z KSeF wymaga odpowiedniego narzędzia. Fakturownia to program do fakturowania online z pełną integracją z Krajowym Systemem e-Faktur. Intuicyjny interfejs, automatyczne przesyłanie faktur do KSeF i zgodność z aktualnymi przepisami – wszystko w jednym miejscu. Sprawdź, jak Fakturownia może uprościć KSeF w Twojej spółce.
Materiał promocyjny
