Okres izolacji i upowszechnienie pracy zdalnej wymusił zmianę dotychczasowej praktyki działów HR w przeprowadzaniu rekrutacji, a także zawieraniu i rozwiązywaniu umów o pracę. O ile samo przełączenie się na zdalne procesy rekrutacyjne nie rodziło większych problemów prawnych, poza w zasadzie kwestiami zapewnienie odpowiedniej ochrony danych osobowych i ewentualnego wykorzystania wizerunku, o tyle już sformalizowany w przepisach prawa pracy proces zawierania i wypowiadania umów o pracę nastręczał i nastręcza trudności. A od prawidłowego zarządzenia tym obszarem zależy nie tylko to, czy pracownik którego chcielibyśmy zatrudnić rozpocznie wykonywać u nas pracę, ale czy nie spotkamy się z roszczeniami odszkodowawczymi z jego strony.

Zawieranie umów     

Przepisy Kodeksu pracy wymagają, aby umowa o pracę została zawarta na piśmie. Dotychczas oczywistym było, że przed podjęciem zatrudnienia kandydat podpisywał papierową formę umowy, której jedna kopia trafiała do akt osobowych, drugą zatrzymywał pracownik. W dobie epidemii zaczęto stawiać pytania, na ile pracodawca może w sposób zdalny zawrzeć z pracownikiem umowę o pracę. I nie są to bynajmniej pytania, które wraz z końcem epidemii odejdą do lamusa. Upowszechnienie pracy zdalnej na niespotykaną do tej pory skalę może przekonać zarówno pracodawców jak i pracowników do tego, że fizyczna obecność pracownika w zakładzie pracy staje się przeżytkiem. Przejście na większy wymiar pracy zdalnej nie tylko oznacza, że redukcji ulegają koszty prowadzenia biura, ale otwierają przed pracodawcami nieograniczone wręcz obszary poszukiwania pracowników. Przestaniemy ich szukać wyłącznie w najbliższym otoczeniu. Dzięki temu nasze szeregi będą mogli zasilić pracownicy, którzy nigdy nie zdecydowaliby się na relokację tylko po to, aby u nas pracować.

Problemem pozostaje jednak wymagana przez Kodeks pracy forma pisemna umowy o pracę. Do zachowania tej formy konieczne jest złożenie własnoręcznego podpisu na umowie. Za równoznaczny podpisowi własnoręcznemu polskie prawo uznaje wyłącznie kwalifikowany podpis elektroniczny, który nie jest zbyt popularnym narzędziem, zwłaszcza przy upowszechnieniu profili zaufanych ePUAP.

Kodeks pracy nakładając na strony stosunku pracy obowiązek zawarcia umowy w formie pisemnej nie zastrzega jednak nieważności umowy o pracę zawartej w innej formie, choćby ustnie czy w sposób dorozumiany. Brak zachowania formy pisemnej, czyli brak własnoręcznego podpisu lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego rodzi ten skutek, że pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy ma obowiązek potwierdzenia na piśmie ustaleń co do stron umowy, jej rodzaju oraz warunków. Obowiązek potwierdzania warunków umowy na piśmie ma na celu przeciwdziałanie szarej strefie i wykonywania pracy bez zawartej umowy. Stąd też brak umowy pisemnej lub pisemnego potwierdzenia jej warunków stanowi wykroczenie zagrożone grzywna do 30.000 PLN. W przypadku pracy zdalnej cel pisemnego potwierdzania warunków umowy zawartej np. w formie elektronicznej traci trochę na znaczeniu, niemniej jednak na dzień dzisiejszy jest to obowiązek bezwzględnie obowiązujący.

Czy zatem dopuszczalne jest zawarcie z pracownikiem umowy o pracę na odległość, e-mailowo, przez skype’a albo telefonicznie? Patrząc na obowiązujące przepisy zawarcie umowy o pracę na odległość jest w pełni dopuszczalne. Umowę o pracę możemy zawrzeć w każdej formie zdalnej: mailowo przesyłając podpisane skany dokumentów, ustnie z wykorzystaniem internetowych komunikatów itp. itd. Po zawarciu takiej umowy w sposób zdalny pracodawca będzie miał jednak obowiązek doręczenia pisemnego potwierdzenia jej warunków. Doręczenie tych warunków – albo w postaci odręcznie podpisanego dokumentu, albo dokumentu elektronicznego podpisanego kwalifikowanym podpisem elektronicznym – będzie musiało nastąpić przed rozpoczęciem wykonywania pracy. Doręczenie pisemnego potwierdzenia przez pracodawcę jest jednak zdecydowanie prostsze i szybsze, niż przesyłanie pomiędzy stronami umów papierowych wte i wewte.

Wypowiadanie umów o pracę 

Odmiennie ma się sprawa ze zdalnym wypowiadaniem umów o pracę. Bo choć Kodeks pracy również w tym przypadku nie zastrzega formy pisemnej pod rygorem nieważności (co oznacza, że każde wypowiedzenie jest skuteczne, nawet to wysłane sms’em), to jednak niedochowanie formy pisemnej przez pracodawcę oznacza naruszenie przepisów formalnych o wypowiadaniu umów, rodzące odpowiedzialność odszkodowawczą.

Pracodawca chcąc rozwiązać z pracownikiem umowę o pracę za wypowiedzeniem, musi dostarczyć pracownikowi pisemne oświadczenie o wypowiedzeniu. A zatem w przypadku pracowników pracujących zdalnie, pracodawca ma obowiązek bądź to wysłania pracownikowi pisemnego dokumentu (pocztą lub kurierem), bądź elektronicznie, o ile jest w stanie opatrzeć dokument kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Skutek wypowiedzenia następuje w momencie, kiedy pracownik mógł zapoznać się z jego treścią. Dlatego też błędem pracodawców jest wysyłanie do pracowników skanu wypowiedzenia e-mailem równocześnie z wysłaniem tego dokumentu pocztą. W takim przypadku pracownik najczęściej najpierw zapoznaje się z wiadomością e-mail, a dopiero potem odbiera pisemną korespondencję. Wypowiedzenie jest wówczas doręczone już w momencie odebrania e-maila (zapoznania się z treścią oświadczenia), co w konsekwencji oznacza naruszenie formalne przepisów Kodeksu pracy i pracownik, choć jego umowa się rozwiąże, może dochodzić odszkodowania.

Na marginesie trzeba wspomnieć o jeszcze jednym ryzyku związanym ze zdalnym wypowiadaniem umów o pracę przez pracodawcę. Pracodawca nie może wypowiedzieć umowy w trakcie usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy. Innymi słowy decydując się na wysłanie pracownikowi pracującemu w formie zdalnej wypowiedzenia pocztą lub kurierem, koniecznym jest wzięcie pod uwagę ryzyka, że jeżeli przed odbiorem korespondencji pracownik uzyska zwolnienie lekarskie (tzw. L4), to doręczenie korespondencji w trakcie obowiązywania L4 będzie stanowiło naruszenie przepisów i pracownik będzie mógł dochodzić odszkodowania. Dlatego też dużo lepszym rozwiązaniem od wysyłki pocztą jest wysyłka kurierem (bo ten z reguły dotrze na drugi dzień), a jeszcze lepszym rozwiązaniem może być wysłanie do miejsca, gdzie pracownik zdalny wykonuje swoją pracę, innego upoważnionego do wręczenia mu wypowiedzenia pracownika. Ostatnim z rozwiązań jest wezwanie pracownika zdalnego do siedziby firmy, albo umówienie się z nim na spotkanie w innym miejscu. Problem w tym, że aranżacja spotkania może zrodzić u naszego pracownika podejrzenie, jaki może być jego cel i spowodować „ucieczkę” na L4.

*          *          *

Forma pisemna nie jest obligatoryjna w przypadku innych metod rozwiązywania umów o pracę, tj. w drodze porozumienia lub wypowiedzenia dokonywanego przez pracownika. W obydwu tych przypadkach można w pełni legalnie wykorzystywać zdalne środki komunikacji do zakończenia stosunku pracy.

Prawo do urlopu w szczególnych czasach…