Jak EDI usprawnia codzienną pracę firm – od zamówienia po fakturę

Codzienna praca firm oznacza nieustanną wymianę dokumentów. To one są podstawowym źródłem informacji i „napędzają” wszystkie procesy. Bez zamówienia, awiza dostawy czy faktury nie ruszą „tryby” logistyki. Dlatego sprawny i bezbłędny przepływ takich danych to podstawa w realizacji celów biznesowych. Zastanawiasz się, jak przyspieszyć wymianę dokumentów z zewnętrznymi partnerami? Rozwiązaniem może być EDI.

EDI – sposób na automatyzację procesów biznesowych

EDI, czyli elektroniczna wymiana danych (ang. Electronic Data Interchange) to system, który pozwala ustandaryzować i zautomatyzować wymianę dokumentów biznesowych między partnerami. Służy zarówno do komunikacji B2B, jak i B2G, sprawiając, że zarządzanie łańcuchem dostaw staje się prostsze i szybsze.

Jak to działa w praktyce? EDI pozwala na przesyłanie dokumentów biznesowych w czasie rzeczywistym. Ich wymiana między partnerami odbywa się w ustandaryzowanym formacie. Wszystkie awiza, zamówienia czy faktury są natychmiast sprawdzane i przetwarzane cyfrowo. Dzięki temu możliwe jest szybkie wykrycie ewentualnych błędów i ich skorygowanie – tak, aby w łańcuchu dostaw nie doszło do żadnych kosztownych nieporozumień.

Automatyzacja wymiany informacji pomiędzy partnerami biznesowymi to nie wszystko. EDI może obsługiwać również inne procesy biznesowe, np.

zarządzanie danymi podstawowymi;
zarządzanie specyfikacjami produktów;
przetwarzanie zleceń płatniczych.

Ponadto dzięki EDI można angażować w proces zaopatrzenia strony trzecie – np. poprzez wysyłkę zamówień dostawy nie tylko do odbiorcy towaru, ale również do firmy logistycznej, która zajmie się jego dostarczeniem.

Jak zatem widać, wdrożenie tego rozwiązania może być sposobem na optymalizację kosztów operacyjnych i usprawnienie współpracy z partnerami. To powód, dla którego coraz więcej firm decyduje się na EDI.

EDI to praktyczne korzyści, które mają realne przełożenie na codzienne działanie firmy

Jak elektroniczna wymiana danych może pomóc Twojej firmie? Wyobraź sobie jeden z typowych procesów – obsługę zamówienia od kontrahenta. Jak będzie to wyglądać z zastosowaniem EDI?

Pierwszy krok to zazwyczaj otrzymanie zamówienia zakupu – jest ono przesyłane w czasie rzeczywistym i natychmiast trafia bezpośrednio do twojego systemu, dzięki czemu nie ma potrzeby wprowadzania ręcznie. To pierwszy punkt, w którym można zaoszczędzić czas.
Na kolejnych etapach realizacji zamówienia są przygotowywane dokumenty biznesowe – awiza wysyłki oraz faktury. Wysyłający wystawia je w swoim systemie ERP. Dane z nich są weryfikowane i dopasowywane do informacji z zamówienia. Następnie są konwertowane do formatu używanego przez odbiorcę i wysyłane drogą elektroniczną. Wszystko odbywa się w czasie rzeczywistym – bez opóźnień.
Informacja o zamówieniu dostawy trafia również do firmy kurierskiej, która jest odpowiedzialna za transport – może więc ona sprawnie uruchomić procesy logistyczne, np. zaplanować odbiór towaru.
Wszystkie dokumenty są bezpośrednio sprawdzane oraz przetwarzane cyfrowo – jeżeli system wykryje rozbieżność w danych, np. inną ilość towaru niż w zamówieniu, można na to natychmiast zareagować i skorygować. Tak, aby ewentualne problemy z komunikacją nie doprowadziły do opóźnienia wysyłki albo do zapakowania niewłaściwych towarów.

Jak zatem widać, komunikacja z wykorzystaniem elektronicznej wymiany informacji może ułatwić planowanie produkcji, przyspieszyć czas reakcji na zamówienia oraz usprawnić inne działania istotne dla podnoszenia konkurencyjności na rynku.

Zastanawiasz się nad wdrożeniem tego rozwiązania? Sprawdź EDI od EDITEL. To wiodący międzynarodowy dostawca usług EDI z ponad 40-letnim doświadczeniem w obszarze elektronicznej wymiany danych i szeroko pojętej transformacji cyfrowej firm. Wstępna konsultacja jest bezpłatna i do niczego nie zobowiązuje. Warto sprawdzić dostępne opcje, aby dokonać świadomego wyboru.